Los memorandos: Comunicación empresarial eficaz para información vital

¿Qué es un memorando?

Un memorando, también conocido como memo, es un mensaje escrito conciso que transmite información vital de forma rápida y eficiente. Puede presentarse como un correo electrónico, un anuncio de Slack o una hoja de papel en un tablón de anuncios, según el lugar de trabajo.

Un memorando bien estructurado ofrece mucha información en un espacio reducido. Abarca desde el anuncio de cambios en la política de la empresa hasta la presentación de actualizaciones vitales del proyecto, todo ello sin malgastar el tiempo de los lectores. Cualquiera puede escribir un correo electrónico, pero la redacción de memorandos es una habilidad aprendida que lleva tiempo perfeccionar.

Cómo redactar un memorando empresarial en 8 pasos

Para crear un memorando sucinto y completo, el formato es clave. Al igual que en un correo electrónico profesional, cada pieza de información desempeña un papel para que el memorando sea fácilmente comprensible y procesable, desde el asunto hasta el saludo. Aquí tienes un enfoque paso a paso para garantizar que tus mensajes sean efectivos y claros:

1. Comienza con un encabezado

Para establecer el contexto, empieza siempre con un encabezado completo. El encabezado debe incluir la fecha y el asunto general, así como el destinatario y el remitente del memo. Estos elementos ofrecen contexto y garantizan que los lectores capten rápidamente la premisa básica, lo que ayuda a una rápida toma de decisiones sobre las medidas que deben adoptar.

2. Elabora un enunciado de objetivos claro

El primer párrafo de tu memorando debe expresar directamente su propósito en un enunciado de objetivos o problema. Esto no solo ayuda a los destinatarios a entender la relevancia del memo, sino que también asegura que capten su intención rápidamente.

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Piensa en una carta de presentación. La primera línea suele ser algo así como "Le escribo para...". Un memorando debe tener la misma claridad para que los lectores sepan inmediatamente qué están leyendo y por qué.

3. Proporciona un párrafo de texto completo

El cuerpo del memorando es donde desarrollarás tus puntos principales, por lo que debe ser lo más completo posible a pesar del espacio reducido. Comienza siempre con los detalles críticos lo antes posible y luego pasa a la información menos significativa pero aún pertinente. Para mejorar la legibilidad, estructura el cuerpo utilizando viñetas o listas numeradas. Y recuerda evitar la jerga innecesaria que pueda confundir a tus lectores. El objetivo de un memorando es la brevedad, así que asegúrate de que sea fácil de entender.

4. Proporciona información de fondo

Si tu memorando hace referencia a eventos, circunstancias o memorandos anteriores, incluye una breve sección de antecedentes. Esto proporciona contexto, orienta a tus lectores y vincula tu comunicación actual con eventos o acciones pasadas, ofreciendo una comprensión holística de la situación actual.

5. Incluye elementos de acción y plazos

Los memorandos a menudo necesitan incluir una llamada a la acción que indique a los lectores qué deben hacer a continuación, ya sea para confirmar la recepción o encontrar una sala de reuniones lo antes posible. Define claramente los pasos que deben seguir, identifica a las partes responsables y especifica los plazos para estas tareas.

Al hacerlo, fomentas la responsabilidad y creas una comprensión compartida de las expectativas, fomentando un entorno de trabajo más organizado y eficiente.

6. Añade un resumen

Si tu memorando aborda un tema complejo o es particularmente largo, añade una breve conclusión para resumir los puntos más importantes. En ausencia de pistas cara a cara, reiterar los puntos principales a través de un breve resumen refuerza los elementos esenciales de tu mensaje, ayudando a la comprensión.

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7. Incluye tu información de contacto

Por mucho que lo intentes, la comunicación no siempre es clara. Las personas pueden tener dudas sobre qué hacer a continuación, y no proporcionar un camino claro hacia esas respuestas podría añadir obstáculos innecesarios. Para evitarlo, añade siempre tu información de contacto al final de tu memorando, ya sea la ubicación de tu escritorio o tu usuario de Slack. Esto permite a tus compañeros ponerse en contacto contigo si tienen preguntas o necesitan aclaraciones adicionales sobre cualquier punto.

8. Añade archivos adjuntos si es necesario

Si haces referencia a otros documentos, gráficos o materiales, adjúntalos o proporciona enlaces accesibles. Esto garantiza que tus lectores tengan todos los recursos a su disposición para entender completamente el memorando y actuar en consecuencia. Enlazar también te evita añadir demasiada información al propio memorando.

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